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Die vorliegende Version enthält keine eigene Finanzbuchhaltungssoftware. Das System ist aber so konzipiert, dass es später um Fibu-Funktionalitäten erweitert werden kann. Bis dahin wird die Sage KHK Officeline Standard-Software als Fibu-System verwendet.
23.1 Allgemeiner Ablauf
Travel Master SLK generiert aus den im Programm abgebildeten Geschäftsvorfällen (Rechnungsausgang, Zahlungseingang, Rechnungseingang, Provisionsabrechnung, Versicherungsabrechnung) Finanzbuchungen, die in Textdateien exportiert und in der KHK-Software importiert werden. Dort werden die Buchungen verarbeitet und alle buchhalterisch relevanten Auswertungen generiert. Sobald eine Buchung exportiert wurde, können die ihr zugrundeliegenden Daten nicht mehr verändert werden.
Neben den automatisch generierten Finanzbuchungen können Buchungen auch manuell erfasst werden, um z.B. Bankauszüge oder das Kassenbuch zu erfassen.
23.2 Perioden, Sitzungen und Buchungen
Automatisch generierte und manuell erfaßte Finanzbuchungen werden in Sitzungen zusammengefasst, die jeweils gleichartige Buchungen enthalten. Hierbei enthält jede Sitzung Buchungen eines Typs für eine Periode. Die Perioden werden aus der Finanzbuchhaltungssoftware importiert (siehe “Funktion Perioden bearbeiten”).
Bei den Sitzungen wird zwischen den automatisch von der Software erzeugten und manuell vom Anwender erfaßten Sitzungen unterschieden. Folgende Arten Sitzungen werden automatisch vom Programm generiert:
| Bezeichnung | Sitzungstyp |
|---|---|
| RA Reisestart für Periode | |
RA Buchungen für Periode | |
RA Abgrenzung für Periode | |
ZE für Periode | |
RE Buchungen für Periode | |
RE Abgrenzungfür Periode | |
Ticket Buchungen für Periode | |
23.3 Generierte Buchungen
Die Buchungssätze werden aus dem Fenster Arbeitsliste FIBU generiert und in den jeweiligen Sitzungen abgespeichert (siehe “Arbeitsliste Finanzbuchhaltung”). Je nach Geschäftsvorfall werden die Buchungssätze nach den im folgenden beschriebenen Regeln erstellt. Die verwendeten Konten werden in Abhängigkeit der Reiseart Finanzbuchhaltung aus der Stammdatenkonfiguration KHK Kosten Konten bzw. KHK Erlös Konten ermittelt.
a) Rechnungsausgang vor Reisebeginn
Pro Ausgangsrechnungsposition, die vor Reisebeginn erstellt wurde, werden folgende Buchungssätze
generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung zusammengefasst.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
RA Reisestart - Reisestartdatums | Debitor | KHK Erlös Konto | Reise-Nr., Re-Empfänger |
RA Reisestart - Reisestartdatums | KHK Kosten Konto Vermittler Provision | Debitor | Reise-Nr., Re-Empfänger |
b) Rechnungsausgang nach Reisebeginn (ohne Abgrenzung)
Pro Ausgangsrechnungsposition, die nach Reisebeginn erstellt wird, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen ontozuordnungen zu einer Buchung zusammengefasst. Reisestartdatum und Rechnungsdatum müssen im selben Geschäftsjahr liegen. Gutschriften werden mit negativen Beträgen verbucht.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
RA Rechnungsdatum | Debitor | KHK Erlös Konto | Reise-Nr., Re-Empfänger |
RA Rechnungsdatum | KHK Kosten Konto Vermittler Provision | Debitor | Reise-Nr., Re-Empfänger |
c) Rechnungsausgang nach Reisebeginn (mit Abgrenzung)
Pro Ausgangsrechnungsposition, die nach Reisebeginn erstellt wird, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung zusammengefasst. Reisestartdatum und Rechnungsdatum müssen in verschiedenen Geschäftsjahren liegen. Gutschriften werden mit negativen Beträgen verbucht. Die Umsatzsteuer/Vorsteuer wird in die Periode der Abgrenzung gebucht.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
RA Abgrenzung 13 Reisejahr | KHK Erlös Konto Rücklage | KHK Erlös Konto | Reise-Nr., Re-Empfänger |
RA Abgrenzung 13 Reisejahr | KHK Kosten Konto Vermittler Provision | KHK Kosten Konto Vermittler Provision Anzahlung | Reise-Nr., Re-Empfänger |
| RA Rechnungsdatum | Debitor | KHK Erlös Konto Rücklage | Reise-Nr., Re-Empfänger |
| RA Rechnungsdatum | Debitor | Reise-Nr., Re-Empfänger |
d) Zahlungseingang
Pro erfaßtem mit einer Ausgangsrechnung verrechneten Zahlungseingang wird der folgende Buchungssatz generiert.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
ZE Einzahlungsdatum | Bankkonto Konto | Debitor | Reise-Nr., Re-Empfänger RE Rechnungsnummer |
e) Rechnungseingang (ohne Abgrenzung)
Pro Eingangsrechnungsposition, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung usammengefasst. Reisestartdatum und Rechnungsperiode müssen im selben Geschäftsjahr liegen. Gutschriften werden mit negativen Beträgen verbucht.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
RE Re-Periode | Konto der Rechnungsposition | Kreditor | Reise-Nr., Re-Empfänger
|
f) Rechnungseingang (mit Abgrenzung)
Pro Eingangsrechnungsposition, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung usammengefasst. Reisestartdatum und Rechnungsperiode müssen in verschiedenen Geschäftsjahren liegen. Gutschriften werden mit negativen Beträgen verbucht Die Umsatzsteuer/Vorsteuer wird in die Periode gebucht, in der die Kosten gebucht werden
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
Fall 1 = Rechnung im Geschäftsjahr VOR Reisebeginn | |||
| RE Re-Periode | KHK Kosten Konto Rücklage | Kreditor | Reisenr, Re-Empfänger |
RE Reisestartdatum | Konto der Rechnungsposition | KHK Kosten Konto Rücklage | Reisenr, Re-Empfänger |
| Fall 2 = Rechnung im Geschäftsjahr NACH Reisebeginn | |||
RE 13 Reisejahr | Konto der Rechnungsposition | KHK Kosten Konto Anzahlung | Reisenr, Re-Empfänger |
RE Re Periode | KHK Kosten Konto Anzahlung | Kreditor | Reisenr, Re-Empfänger |
g) Rechnungseingang Flugtickets (ohne Abgrenzung)
Pro BSP-Rechnungsposition, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung zusammengefasst. Reisestartdatum und Rechnungsperiode müssen im selben Geschäftsjahr liegen. Gutschriften werden mit negativen Beträgen verbucht.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
| Ticket - BSP-Re-Periode | Konto der Rechnungsposition
| Kreditor | Reisenr, Re-Empfänger |
Ticket - BSP-Re-Periode | Konto der Rechnungsposition | Provisions-Konto der Rechnungsposition | Reisenr, Re-Empfänger |
h) Rechnungseingang Flugtickets (mit Abgrenzung)
Pro BSP-Rechnungsposition, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung zusammengefasst. Reisestartdatum und Rechnungsperiode müssen in verschiedenen Geschäftsjahren liegen. Gutschriften werden mit negativen Beträgen verbucht Die Umsatzsteuer/Vorsteuer wird in die Periode gebucht, in der die Kosten gebucht werden.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
Fall 1 = Rechnung im Geschäftsjahr VOR Reisebeginn | |||
Ticket BSP-Re-Periode | KHK Kosten Konto Ticket Rücklage | Kreditor | Reisenr, Re-Empfänger |
Ticket BSP-Re-Periode | Kreditor | KHK Kosten Konto Ticketprovision Anzahlung | Reisenr, Re-Empfänger |
| Ticket Reisestartdatum | Konto der Rechnungsposition | KHK Kosten Konto Ticket Rücklage | Reisenr, Re-Empfänger |
| Ticket Reisestartdatum | KHK Kosten Konto Ticketprovision Anzahlung | Prov.-Konto der Rechnungsposition | Reisenr, Re-Empfänger |
| Fall 2 = Rechnung im Geschäftsjahr NACH Reisebeginn | |||
RE 13 Reisejahr | Konto der Rechnungsposition | KHK Kosten Konto Anzahlung | Reisenr, Re-Empfänger |
Ticket - 13 Reisejahr | KHK Kosten Konto Ticketprovision Rücklage | Prov.-Konto der Rechnungsposition | Reisenr, Re-Empfänger |
| Ticket - BSP Re-Periode | KHK Kosten Konto Ticket Anzahlung | Kreditor | Reisenr, Re-Empfänger |
| Ticket - BSP Re-Periode | Kreditor | KHK Kosten Konto Ticketprovision Rücklage | Reisenr, Re-Empfänger |
i) Provisionsabrechnung (ohne Abgrenzung)
Pro Position der Provisionsabrechnung, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung zusammengefasst. Reisestartdatum und Provisonssperiode müssen im selben Geschäftsjahr liegen. Nachbelastungen werden mit negativen Beträgen verbucht.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
| Provision - Periode der Provisionsabrechnung | KHK Kosten Konto Vermittler Provision | Kreditor | Provisionsabrechnungsnummer, Re-Empfänger |
j) Provisionsabrechnung (mit Abgrenzung)
Pro Position der Provisionsabrechnung, werden folgende Buchungssätze generiert. Hierbei werden Positionen mit gleichen Kontozuordnungen zu einer Buchung zusammengefasst. Reisestartdatum und Provisonssperiode liegen nicht in der gleichen Buchungsperiode (Geschäftsjahr oder monatliche Periode). Nachbelastungen werden mit negativen Beträgen verbucht.
| Periode | Konto Soll | Konto Haben | Text |
|---|---|---|---|
| Provision - Periode der Provisionsabrechnung | KHK Kosten Konto Vermittler Provision Anzahlung | Kreditor | Provisionsabrechnungsnummer, Re-Empfänger |
| Provision - Periode des Reisestartdatums | KHK Kosten Konto Vermittler Provision | KHK Kosten Konto Vermittler Provision Anzahlung | Provisionsabrechnungsnummer, Re-Empfänger |
23.4 Debitoren- und Kreditorenkonten
Die Kontokorrentkonten für Debitoren und Kreditoren werden in Travel Master SLK definiert und dann mit dem Fibu-System abgeglichen. Hierbei werden in der Fibu nicht existierende Kontokorrente angelegt (Es gibt die Möglichkeit der Validierung der Konten und eine Korrekturfunktion.). Wenn Finanzbuchungen generiert werden legt das System nicht definierte Konten automatisch an.
23.5 Provisionsabrechnung
Alle provisionsfähigen Rechnungen werden in TRAVEL MASTER SLK abgerechnet. Bei Provisionen, die von einem Staffelprovisionssatz abhängig sind, wird auch rückwirkend berechnet. Sonderprovisionen werden einmalig abgerechnet; Grundlage ist die zum Zeitpunkt der Abrechnung aktuelle Rechnung.
23.6 Mahnwesen
Rechnungen und deren Anzahlungen, die nicht fristgerecht beglichen sind, werden von der Finanzbuchhaltung gemahnt. Es gibt drei Mahnstufen, jede weitere Mahnung erhält automatisch eine höhere Mahnstufe.
23.7 BSP-Abrechnung
Die BSP-Rechnung wird in TRAVEL MASTER SLK erfasst. Es wird pro Leistungspartner die Eingangsrechnung erfasst und mit den im Programm erfassten Tickets abgeglichen.