Das Anlegen einer Adresse wird durch einen Assistenten unterstützt. Die Schaltfläche ADRESSE NEU gibt es an zwei Stellen des Programms: zum einen am rechten Seitenrand des Adressbrowsers und zum anderen in der Kopfzeile der Adressakte.
Wird die Schaltfläche ADRESSE NEU angeklickt, erscheint die erste Seite des Assistenten. Auf der Seite wird kontrolliert, ob die zu erfassende Adresse bereits im Adressdatenbestand enthalten
ist. Einzelne oder mehrere Suchkriterien werden in die Suchfelder eingeben und die Schaltfläche AKTUALISIEREN wird gedrückt. In der Ergebnistabelle werden die Adressen aufgelistet, die alle
Suchkriterien erfüllen. Ist die neu anzulegende Adresse nicht in der Liste, wird die Schaltfläche NEUE ADRESSE gedrückt, um die Adresse neu anzulegen.
Durch Drücken der Schaltfläche NEUE ADRESSE wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Es stehen zwei Arten der Adresse zur Verfügung: Person und Firma. Die Eingabemasken für die Arten unterscheiden sich in der Auswahl der Eingabefelder. Bei der Erfassung einer Person können in der Erfassungsmaske Art (z.B. Product Manager, Reisebegleiter), Anrede, Titel, Vorname, Name, Briefanrede (für den Ansprechpartner), Geburtsdatum, Nationalität eingegeben werden. Der Schlüssel wird nach dem Muster NAME, VORNAME vergeben. Er kann manuell verändert werden. Bei der Erfassung einer Firma können in der Erfassungsmaske, Art (z.B. Privatkunde, Reisebüro, Reiseveranstalter), Anschriftszeile, Name eingegeben werden. Der Schlüssel wird nach dem Namen der Firma vergeben. Er kann manuell verändert werden. Nach Eingabe aller bekannten Daten, wird die Schaltfläche WEITER gedrückt, um zur nächsten Seite der Adresserfassung zu gelangen.
Durch die Schaltfläche WEITER wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Auf dieser Seite des Assistenten werden weitere Informationen zur Adresse erfasst. Es werden die Eingaben der vorherigen Eingabemaske übernommen und können verändert werden. Es können zusätzlich die Landeskennzahl, die Postleitzahl, die Strasse, die Briefanrede und Kontakte eingegeben werden. Weiterhin kann angegeben werden, über welche Quelle der Erstkontakt zustande kam.
Nach Eingabe aller bekannten Daten, wird die Schaltfläche WEITER gedrückt, um zur nächsten Seite der Adresserfassung zu gelangen.
Sie können die Eigenschaften, die die Adresse erhalten soll, eingeben. Weiterhin können Sie eine Zentrale heraussuchen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite des Assistenten zu erhalten.
Durch die Schaltfläche WEITER wird die folgende Seite des Assistenten geöffnet. Zu verschickende Kataloge können angegeben werden. Setzen Sie für das Werbemittel, das der Kunde haben möchte ein Häkchen. Standardmässig wird die Anzahl für das Werbemittel auf 1 gesetzt. Sollen mehrere Exemplare des Werbemittels verschickt werden, tragen Sie die Anzahl in das untenstehende Feld ein. Die Schalffläche FERTIGSTELLEN wird gedrückt, um das Anlegen einer Adresse abzuschliessen und den Assistenten zu verlassen.
Den Telefonabteilungsmodus benutzen Sie, wenn Sie die Angaben eines bereits registrierten Anrufersüberprüfen und gegebenenfalls im gleichen Schritt die Angaben ändern möchten. Sie erreichen den Telefonmodus an zwei Stellen: einmal in der Steuerzeile des Programms und einmal in der Steuerzeile in der Adressakte selbst. Klicken Sie die Schaltfläche TELEFONABTEILUNGSMODUS Der Assistent der Telefonabteilung wird geöffnet.
| Hinweis: |
|---|
| Es werden die selben Masken wie bei dem Assistenten zur Neuerfassung einer Adresse durchlaufen, nur dass hier eine bereits erfasste Adresse auf ihre Richtigkeit überprüft wird. Nach der letzten Seite der Überprüfung wird wieder die erste Maske geöffnet. |
Wird die Schaltfläche TELEFONABTEILUNGSMODUS gedrückt, erscheint die erste Seite des Assistenten. Auf der Seite wird kontrolliert, ob die zu überprüfende Adresse tatsächlich im Adressdatenbestand enthalten ist. Einzelne oder mehrere Suchkriterien werden in die Suchfelder eingegeben und die Schaltfläche AKTUALISIEREN wird gedrückt. In der Ergebnistabelle werden die Adressen aufgelistet, die alle Suchkriterien erfüllen. Die Adresse des Anrufers wird markiert und die Schaltfläche OK gedrückt.
Ist die Adresse nicht in der Liste, wird die Schaltfläche NEUE ADRESSE gedrückt, um die Adresse neu anzulegen.
Durch Drücken der Schaltfläche OK wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Überprüfen Sie die Richtigkeit zu den Angaben zur Person (z.B. Anrede, Titel, Vorname, Name, Briefanrede, Geburtsdatum) oder Firma ( z.B. Anschriftszeile, Name). Danach klicken Sie die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite der Adresse zu gelangen.
Durch Drücken der Schaltfläche WEITER wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Auf dieser Seite des Assistenten können Sie die Landeskennzahl, die Postleitzahl, die Strasse, die Briefanrede und Kontakte der Adresse überprüfen. Klicken Sie die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite der Adresse zu gelangen.
Sie können die Eigenschaften, die die Adresse erhalten soll, eingeben. Weiterhin können Sie eine Zentrale heraussuchen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite des Assistenten zu kommen.
Durch die Schaltfläche WEITER
wird die folgende Seite des Assistenten geöffnet.
Zu verschickende Kataloge können angegeben werden.
Setzen Sie für das Werbemittel, das der Kunde haben möchte ein Häkchen. Standardmässig wird
die Anzahl für das Werbemittel auf 1 gesetzt. Sollen mehrere Exemplare des Werbemittels verschickt
werden, tragen Sie die Anzahl in das untenstehende Feld ein.
Die Schalffläche FERTIGSTELLEN wird angeklickt,
um das Anlegen einer Adresse abzuschliessen
und den Assistenten zu verlassen.
| Hinweis |
|---|
Bitte beachten Sie, dass hier das Prinzip von Ansichts- und Bearbeitungsmodus greift. Sie können die Daten erst bearbeiten, nachdem Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN gedrückt haben. |
Öffnen Sie den Adressbrowser über die Schaltfläche ADRESSBROWSER ÖFFNEN .
Suchen Sie die entsprechende Adresse und öffnen Sie die Adressakte. Die gewünschte Adresse erscheint nun im Detailfenster.
Um in den Modus zum Bearbeiten der Adresse zu gelangen, drücken Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN
Sie können nun die Adresse beliebig ändern.
Möchten Sie die vorgenommenen Änderungen der Adresse übernehmen, verlassen Sie den Modus
über die Schaltfläche SPEICHERN .
möchten Sie die Änderungen nicht übernehmen, verlassen
Sie den Bearbeiten-Modus über ABBRECHEN.
Öffnen Sie den Adressbrowser über die Schaltfläche ADRESSBROWSER ÖFFNEN. Suchen Sie
die entsprechende Adresse und öffnen Sie die
Adressakte. Die gewünschte Adresse erscheint nun im Detailfenster.
Sie können diese Adresse löschen, indem Sie die Schaltfläche ADRESSE LÖSCHEN anklicken.
Ein Dialog wird geöffnet um abzufragen, ob Sie die Adresse wirklich löschen möchten. Bestätigen
Sie den Vorgang, indem Sie die Schaltfläche OK drücken. Möchten Sie die Adresse nicht löschen, klicken Sie die Schaltfläche ABBRECHEN.
| Hinweis: |
|---|
Die Adresse wird nicht völlig aus Ihrem Datenbestand gelöscht, sondern als nicht mehr aktiv markiert. Im Adress- und Kontaktbrowser ist die gelöschte Adresse nicht sichtbar. Beim ersten Suchen, wenn Sie eine neue Adresse anlegen, wird Sie in der Ergebnisliste aufgeführt, um es Ihnen zu ermöglichen, diese Adresse wieder zu aktivieren. Wenn Sie eine solche Adresse in der Ergebnisliste auswählen sollten, weist Sie ein Dialog darauf hin, dass die Adresse gelöscht wurde, aber wieder aktiviert werden kann. Gelöschte Adressen sind für noch bestehende Verknüpfungen zu anderen Vorgängen, z.B einer Reise, einer Buchung oder einer Rechnung, einsehbar. Wenn Sie die Verknüpfung zu der eigentlich gelöschten Adresse anklicken, wird die Adresse angezeigt. Als Markierung, dass die Adresse nicht mehr zum aktiven Datenbestand gehört, wird das Symbol YYY am rechten Rand der Titelleiste angezeigt. |
Adressen können beliebig viele Ansprechpartner haben. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie mit Ansprechpartnern arbeiten.
Holen Sie über den Adressbrowser
eine Adresse in die Adressakte
Markieren Sie im linken Navigationsbaum den Eintrag ANSPRECHPARTNER.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN.
| Schaltfläche | Aktion |
|---|---|
| Hinzufügen eines Ansprechpartners | Die Eingabefelder für den Ansprechpartner werden geleeert und Sie können alle bekannten Informationen einfügen |
| Löschen eines Ansprechpartners | Mit Hilfe der Auswahlbox der Ansprechpartner wählen Sie den zu löschenden Ansprechpartner aus. Klicken Sie die Schaltfläche Löschen. Ein Dialog wird geöffnet, um abzufragen, ob Sie den Ansprechpartner wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie die Schaltfläche OK anklicken. Sonst brechen Sie den Vorgang ab, klicken Sie auf ABBRECHEN. |