Die Eingangsrechnungen der Leistungspartner werden von den Mitarbeitern erfasst. Die Gesamtrechnung wird erfasst und die einzelnen Rechnungspositionen gegen die Vorkalkulationsposten der Reisen freigezeichnet.
Zum internen Gebrauch wird eine laufende Rechnungseingang-Belegnummer vergeben. Von der Buchhaltung werden die Eingangsrechnungen in einem zweiten Schritt verbucht. Diese zweistufige Erfassung (erst sachlich vom Mitarbeiter freizeichnen, dann in der Buchhaltung verbuchen) kann auch in einem Schritt zusammengefasst werden, Eingangsrechnungen werden in diesem Fall nicht von den Mitarbeitern freigezeichnet, sondern sofort verbucht.