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Den Telefonabteilungsmodus benutzen Sie, wenn Sie die Angaben eines bereits registrierten Anrufersüberprüfen und gegebenenfalls im gleichen Schritt die Angaben ändern möchten. Sie erreichen den Telefonmodus an zwei Stellen: einmal in der Steuerzeile des Programms und einmal in der Steuerzeile in der Adressakte selbst. Klicken Sie die Schaltfläche TELEFONABTEILUNGSMODUS Der Assistent der Telefonabteilung wird geöffnet.
| Hinweis: |
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Es werden die selben Masken wie bei dem Assistenten zur Neuerfassung einer Adresse durchlaufen, nur dass hier eine bereits erfasste Adresse auf ihre Richtigkeit überprüft wird. Nach der letzten Seite der Überprüfung wird wieder die erste Maske geöffnet. |
1. Kontrolle, ob die Adresse bereits existiert
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| Hinweis |
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Bitte beachten Sie, dass hier das Prinzip von Ansichts- und Bearbeitungsmodus greift. Sie können die Daten erst bearbeiten, nachdem Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN gedrückt haben. |
1. Auswählen der zu bearbeitenden Adresse
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| Hinweis: |
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Die Adresse wird nicht völlig aus Ihrem Datenbestand gelöscht, sondern als nicht mehr aktiv markiert. Im Adress- und Kontaktbrowser ist die gelöschte Adresse nicht sichtbar. Beim ersten Suchen, wenn Sie eine neue Adresse anlegen, wird Sie in der Ergebnisliste aufgeführt, um es Ihnen zu ermöglichen, diese Adresse wieder zu aktivieren. Wenn Sie eine solche Adresse in der Ergebnisliste auswählen sollten, weist Sie ein Dialog darauf hin, dass die Adresse gelöscht wurde, aber wieder aktiviert werden kann. Gelöschte Adressen sind für noch bestehende Verknüpfungen zu anderen Vorgängen, z.B einer Reise, einer Buchung oder einer Rechnung, einsehbar. Wenn Sie die Verknüpfung zu der eigentlich gelöschten Adresse anklicken, wird die Adresse angezeigt. Als Markierung, dass die Adresse nicht mehr zum aktiven Datenbestand gehört, wird das Symbol YYY am rechten Rand der Titelleiste angezeigt. |
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| Schaltfläche | Aktion |
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| Hinzufügen eines Ansprechpartners | Die Eingabefelder für den Ansprechpartner werden geleeert und Sie können alle bekannten Informationen einfügen |
| Löschen eines Ansprechpartners | Mit Hilfe der Auswahlbox der Ansprechpartner wählen Sie den zu löschenden Ansprechpartner aus. Klicken Sie die Schaltfläche Löschen. Ein Dialog wird geöffnet, um abzufragen, ob Sie den Ansprechpartner wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie die Schaltfläche OK anklicken. Sonst brechen Sie den Vorgang ab, klicken Sie auf ABBRECHEN. |
8. Adresse - Kontakt hinzufügen und löschen
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| Schaltfläche | Aktion |
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| NEUER KONTAKT | Klicken Sie in dieses Feld mit der rechten Maustaste, öffnet sich ein Menü. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Zeile NEU, es wird ein weiteres Menü aufgeklappt und zeigt die möglichen Kontaktarten an. Klicken Sie auf die gewünschte Kontaktart. Es wird ein Dialog geöffnet. Tragen Sie die Information für den Kontakt ein und bestätigen Sie die Eingabe durch Klicken der Schaltfläche OK. Der Dialog wird geschlossen und der Kontakt übernommen. |
| KONTAKT LÖSCHEN | Aktivieren Sie das Feld, in dem sich der zu löschende Kontakt befindet, durch einen einfachen Linksklick mit der Maus. Klicken Sie nun in diesem Feld mit der rechten Maustaste, öffnet sich das oben dargestellte Menü. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Zeile wird der Kontakt gelöscht. |
9. Adresse - Eigenschaften vergeben
Sie können die Eigenschaften für den Kontakt insgesamt oder für die Ansprechpartner im Einzelnen festlegen. Die Eigenschaften für den Kontakt der Adresse umfasst z.B Angaben, ob eine Weihnachtskarte verschickt wird oder ob generell Interesse an einer bestimmten Region besteht oder auch, welcher Berufssparte dieser Kontakt zuzurechnen ist. Bei den Eigenschaften für die Ansprechpartner, können Sie z.B. die berufliche Position festlegen und wie wichtig dieser Ansprechpartner für Ihren Betrieb ist.
1. Adresse im Adressbrowser wählen
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Möchten Sie die ausgewählte Adresse als Zentrale übernehmen, klicken Sie OK. Möchten Sie die Änderungen nicht übernehmen, klicken Sie ABBRECHEN. Sie verlassen den BEARBEITEN-MODUS.
5. Adressenhierarchie aufheben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSE FÜR ZENTRALE LÖSCHEN.
13. Adresse - Neuen Geschichtseintrag anlegen
| Hinweis: |
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Sie können einen neuen Geschichtseintrag sowohl in der Reiseakte, als auch in der Adressakte anlegen. An welcher Stelle Sie den Eintrag vornehmen, hängt davon ab, ob Sie den Eintrag im Zusammenhang mit einer Reise (Reiseakte) oder einer Person (Adressakte) vornehmen möchten |
1. Geschichte im Navigationsbaum markieren
Sie müssen sich hierzu in einer Adressakte befinden (Siehe “Öffnen einer Reiseakte” ). Markieren Sie im linken Navigationsbaum den Eintrag GESCHICHTE.
2. Geschichtseintrag hinzufügen
Über die Schaltfläche HINZUFÜGEN wird der Geschichtsliste eine Zeile mit dem aktuellen Datum angefügt. Außerdem leeren sich die Eintragungsfelder im Bereich GESCHICHTSDATEN
3. Daten eintragen
Füllen Sie die Felder entsprechend aus. Zum Übernehmen der Daten betätigen Sie die Schaltfläche VERÄNDERUNGEN SPEICHERN; möchten Sie die Daten verwerfen, drücken Sie auf ABBRECHEN.
| Hinweis: |
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Bitte beachten Sie, dass Sie die Geschichtseinträge nach einer Bestätigung über die Schaltfläche VERÄNDERUNGEN SPEICHERN nicht mehr ändern können! |
14. Adressinformationen anzeigen
Es gibt mehrere Informationslisten: Adressakte, Kontaktliste und Teilnehmerliste je Geschäftsjahr. Die Übersicht zur Adressakte enthält alle Informationen zu einer Adresse, u.a. die Stammdaten,
die Ansprechpartner, die Buchhaltungsdaten, die Provision, den Umsatz, den Werbemittelversand, die Geschichtseinträge.
1. Adressakte öffnen
Suchen Sie im Adressbrowser nach der Adresse und öffnen Sie die Adressakte. In der Steuerzeile des Fensters befindet sich die Schaltfläche ADRESSINFORMATION ANZEIGEN unabhängig davon, auf welcher Seite der Adresse Sie sich befinden.
2. Auswahldialog der Informationsvarianten öffnen
Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSINFORMATION ANZEIGEN Der Dialog zur Auswahl der Informationen wird geöffnet.
3. Informationsvariante auswählen
Markieren Sie die gewünschte Variante und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klick auf die
Schaltfläche OK.
In einem neu geöffneten Fenster wird die Übersicht angezeigt.
4. Informationsvariante drucken
Klicken Sie auf die Schaltfläche DRUCKEN.
Ein Dialog wird geöffnet. Wählen Sie aus, welche
Seiten und wieviele Exemplare Sie drucken möchten. Bestätigen Sie den Druckauftrag durch
Drücken der Schaltfläche OK.
Möchten Sie nicht drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche ABBRECHEN.
15. Telefonnummer suchen
Suchen Sie eine Telefonnummer einer Adresse oder die eines Ansprechpartners einer Adresse, verwenden
Sie den Kontaktbrowser.
1. Öffnen des Kontaktbrowsers
Den Kontaktbrowser öffnen Sie, indem Sie in der Steuerzeile des Programms auf die Schaltfläche
klicken. Alternativ können Sie den Kontaktbrowser auch mit der Funktionstaste F7 öffnen.
2. Adresse mit der gesuchten Telefonnummer suchen
Wählen Sie im Feld ART Telefon aus, um sich nur die Telefonnummern der Adresse anzeigen zu lassen. Geben Sie Suchkriterien für die Adresse ein. Es kann nach mehreren Kriterien gesucht werden. Die Suchkriterien können kombiniert werden. In die Filterfelder werden die Begriffe, nach denen gesucht werden soll, eingegeben. Um die gefundenen Telefonnummern zur Adresse anzuzeigen, wird die AKTUALISIEREN Schaltfläche gedrückt. In der Ergebnistabelle werden die Adressen angezeigt, die alle Suchkriterien erfüllen.
| Hinweis: |
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Sie können die Adresse bearbeiten, um z.B eine Telefonnummer hinzuzufügen. Mit einem Doppelklick der linken Maustaste auf die Zeile der gesuchten Adresse im Kontaktbrowser wird die Adressakte mit den Adressdetails geöffnet. In diesem Fenster kann die Adresse bearbeitet werden. |
16. Faxnummer suchen
Suchen Sie eine Faxnumer einer Adresse oder die eines Ansprechpartners einer Adresse, verwenden Sie den Kontaktbrowser.
1. Öffnen des Kontaktbrowsers
Den Kontaktbrowser öffnen Sie, indem Sie in der Steuerzeile des Programms auf die Schaltfläche klicken. Alternativ können Sie den Kontaktbrowser auch mit der Funktionstaste F7 öffnen.
2. Adresse mit der gesuchten Telefonnummer suchen
Wählen Sie im Feld ART Fax aus, um sich nur die Telefonnummern der Adresse anzeigen zu lassen. Geben Sie Suchkriterien für die Adresse ein. Es kann nach mehreren Kriterien gesucht werden. Die Suchkriterien können kombiniert werden. In die Filterfelder werden die Begriffe, nach denen gesucht werden soll, eingegeben. Um die gefundenen Faxnummern zur Adresse anzuzeigen, wird die AKTUALISIEREN Schaltfläche gedrückt. In der Ergebnistabelle werden die Adressen angezeigt, die alle Suchkriterien erfüllen.
| Hinweis: |
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Sie können die Adresse bearbeiten, um z.B eine Faxnummer hinzuzufügen. Mit einem Doppelklick der linken Maustaste auf die Zeile der gesuchten Adresse im Kontaktbrowser wird die Adressakte mit den Adressdetails geöffnet. In diesem Fenster kann die Adresse bearbeitet werden |
17. E-mail-Adresse suchen
Suchen Sie eine E-mail-Adresse einer Adresse oder die eines Ansprechpartners einer Adresse, verwenden Sie den Kontaktbrowser.
1. Öffnen des Kontaktbrowsers
Den Kontaktbrowser öffnen Sie, indem Sie in der Steuerzeile des Programms auf die Schaltfläche klicken. Alternativ können Sie den Kontaktbrowser auch mit der Funktionstaste F7 öffnen.
2. Adresse mit der gesuchten Telefonnummer suchen
Wählen Sie im Feld ART Email aus, um sich nur die E-mail-Adressen der Adresse anzeigen zu lassen. Geben Sie Suchkriterien für die Adresse ein. Es kann nach mehreren Kriterien gesucht werden. Die Suchkriterien können kombiniert werden. In die Filterfelder werden die Begriffe, nach denen gesucht werden soll, eingegeben. Um die gefundenen E-mail-Adressen zur Adresse anzuzeigen, wird die AKTUALISIEREN Schaltfläche gedrückt. In der Ergebnistabelle werden die Adressen angezeigt, die alle Suchkriterien erfüllen.