Das Anlegen einer Adresse wird durch einen Assistenten unterstützt. Die Schaltfläche ADRESSE NEU gibt es an zwei Stellen des Programms: zum einen am rechten Seitenrand des Adressbrowsers und zum anderen in der Kopfzeile der Adressakte.
1. Kontrolle, ob die Adresse bereits existiert
Wird die Schaltfläche ADRESSE NEU angeklickt, erscheint die erste Seite des Assistenten. Auf der Seite wird kontrolliert, ob die zu erfassende Adresse bereits im Adressdatenbestand enthalten
ist. Einzelne oder mehrere Suchkriterien werden in die Suchfelder eingeben und die Schaltfläche AKTUALISIEREN wird gedrückt. In der Ergebnistabelle werden die Adressen aufgelistet, die alle
Suchkriterien erfüllen. Ist die neu anzulegende Adresse nicht in der Liste, wird die Schaltfläche NEUE ADRESSE gedrückt, um die Adresse neu anzulegen.
2. Erfassen der Adressenart - Auswahl Person oder Firma
Durch Drücken der Schaltfläche NEUE ADRESSE wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Es stehen zwei Arten der Adresse zur Verfügung: Person und Firma. Die Eingabemasken für die Arten unterscheiden sich in der Auswahl der Eingabefelder. Bei der Erfassung einer Person können in der Erfassungsmaske Art (z.B. Product Manager, Reisebegleiter), Anrede, Titel, Vorname, Name, Briefanrede (für den Ansprechpartner), Geburtsdatum, Nationalität eingegeben werden. Der Schlüssel wird nach dem Muster NAME, VORNAME vergeben. Er kann manuell verändert werden. Bei der Erfassung einer Firma können in der Erfassungsmaske, Art (z.B. Privatkunde, Reisebüro, Reiseveranstalter), Anschriftszeile, Name eingegeben werden. Der Schlüssel wird nach dem Namen der Firma vergeben. Er kann manuell verändert werden. Nach Eingabe aller bekannten Daten, wird die Schaltfläche WEITER gedrückt, um zur nächsten Seite der Adresserfassung zu gelangen.
3. Erfassen der vollständigen Adresse
Durch die Schaltfläche WEITER wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Auf dieser Seite des Assistenten werden weitere Informationen zur Adresse erfasst. Es werden die Eingaben der vorherigen Eingabemaske übernommen und können verändert werden. Es können zusätzlich die Landeskennzahl, die Postleitzahl, die Strasse, die Briefanrede und Kontakte eingegeben werden. Weiterhin kann angegeben werden, über welche Quelle der Erstkontakt zustande kam.
Nach Eingabe aller bekannten Daten, wird die Schaltfläche WEITER gedrückt, um zur nächsten Seite der Adresserfassung zu gelangen.
4. Eigenschaften
Sie können die Eigenschaften, die die Adresse erhalten soll, eingeben. Weiterhin können Sie eine Zentrale heraussuchen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite des Assistenten zu erhalten.
5. Werbemittelversand
Durch die Schaltfläche WEITER wird die folgende Seite des Assistenten geöffnet. Zu verschickende Kataloge können angegeben werden. Setzen Sie für das Werbemittel, das der Kunde haben möchte ein Häkchen. Standardmässig wird die Anzahl für das Werbemittel auf 1 gesetzt. Sollen mehrere Exemplare des Werbemittels verschickt werden, tragen Sie die Anzahl in das untenstehende Feld ein. Die Schalffläche FERTIGSTELLEN wird gedrückt, um das Anlegen einer Adresse abzuschliessen und den Assistenten zu verlassen.
4. Adresse eines Anrufers überprüfen (Telefonabteilungsmodus)
Den Telefonabteilungsmodus benutzen Sie, wenn Sie die Angaben eines bereits registrierten Anrufersüberprüfen und gegebenenfalls im gleichen Schritt die Angaben ändern möchten. Sie erreichen den Telefonmodus an zwei Stellen: einmal in der Steuerzeile des Programms und einmal in der Steuerzeile in der Adressakte selbst. Klicken Sie die Schaltfläche TELEFONABTEILUNGSMODUS Der Assistent der Telefonabteilung wird geöffnet.
| Hinweis: |
|---|
| Es werden die selben Masken wie bei dem Assistenten zur Neuerfassung einer Adresse durchlaufen, nur dass hier eine bereits erfasste Adresse auf ihre Richtigkeit überprüft wird. Nach der letzten Seite der Überprüfung wird wieder die erste Maske geöffnet. |
1. Kontrolle, ob die Adresse bereits existiert
Wird die Schaltfläche TELEFONABTEILUNGSMODUS gedrückt, erscheint die erste Seite des Assistenten. Auf der Seite wird kontrolliert, ob die zu überprüfende Adresse tatsächlich im Adressdatenbestand enthalten ist. Einzelne oder mehrere Suchkriterien werden in die Suchfelder eingegeben und die Schaltfläche AKTUALISIEREN wird gedrückt. In der Ergebnistabelle werden die Adressen aufgelistet, die alle Suchkriterien erfüllen. Die Adresse des Anrufers wird markiert und die Schaltfläche OK gedrückt.
Ist die Adresse nicht in der Liste, wird die Schaltfläche NEUE ADRESSE gedrückt, um die Adresse neu anzulegen.
2. Überprüfen der Adressenart - Auswahl Person oder Firma
Durch Drücken der Schaltfläche OK wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Überprüfen Sie die Richtigkeit zu den Angaben zur Person (z.B. Anrede, Titel, Vorname, Name, Briefanrede, Geburtsdatum) oder Firma ( z.B. Anschriftszeile, Name). Danach klicken Sie die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite der Adresse zu gelangen.
3. Überprüfen der vollständigen Adresse
Durch Drücken der Schaltfläche WEITER wird die nächste Seite des Assistenten geöffnet. Auf dieser Seite des Assistenten können Sie die Landeskennzahl, die Postleitzahl, die Strasse, die Briefanrede und Kontakte der Adresse überprüfen. Klicken Sie die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite der Adresse zu gelangen.
4. Eigenschaften
Sie können die Eigenschaften, die die Adresse erhalten soll, eingeben. Weiterhin können Sie eine Zentrale heraussuchen. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche WEITER um zur nächsten Seite des Assistenten zu kommen.
5. Werbemittelversand
Durch die Schaltfläche WEITER wird die folgende Seite des Assistenten geöffnet. Zu verschickende Kataloge können angegeben werden. Setzen Sie für das Werbemittel, das der Kunde haben möchte ein Häkchen. Standardmässig wird die Anzahl für das Werbemittel auf 1 gesetzt. Sollen mehrere Exemplare des Werbemittels verschickt werden, tragen Sie die Anzahl in das untenstehende Feld ein. Die Schalffläche FERTIGSTELLEN wird angeklickt, um das Anlegen einer Adresse abzuschliessen und den Assistenten zu verlassen.
5. Adresse bearbeiten
| Hinweis |
|---|
Bitte beachten Sie, dass hier das Prinzip von Ansichts- und Bearbeitungsmodus greift. Sie können die Daten erst bearbeiten, nachdem Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN gedrückt haben. |
1. Auswählen der zu bearbeitenden Adresse
Öffnen Sie den Adressbrowser über die Schaltfläche ADRESSBROWSER ÖFFNEN.Suchen Sie die entsprechende Adresse und öffnen Sie die Adressakte. Die gewünschte Adresse erscheint nun im Detailfenster.
2. Wechsel in den Bearbeitungs-Modus
Um in den Modus zum Bearbeiten der Adresse zu gelangen, drücken Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN
3. Änderungen vornehmen
Sie können nun die Adresse beliebig ändern.
4. Bearbeiten-Modus verlassen
Möchten Sie die vorgenommenen Änderungen der Adresse übernehmen, verlassen Sie den Modus über die Schaltfläche SPEICHERN .
möchten Sie die Änderungen nicht übernehmen, verlassen Sie den Bearbeiten-Modus über ABBRECHEN.
6. Adresse löschen
1. Auswählen der zu löschenden Adresse
Öffnen Sie den Adressbrowser über die Schaltfläche ADRESSBROWSER ÖFFNEN. Suchen Sie die entsprechende Adresse und öffnen Sie die Adressakte. Die gewünschte Adresse erscheint nun im Detailfenster.
2. Löschen der Adresse
Sie können diese Adresse löschen, indem Sie die Schaltfläche ADRESSE LÖSCHEN anklicken.
3. Bestätigung der Sicherheitsabfrage
Ein Dialog wird geöffnet um abzufragen, ob Sie die Adresse wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie die Schaltfläche OK drücken. Möchten Sie die Adresse nicht löschen, klicken Sie die Schaltfläche ABBRECHEN.
| Hinweis: |
|---|
Die Adresse wird nicht völlig aus Ihrem Datenbestand gelöscht, sondern als nicht mehr aktiv markiert. Im Adress- und Kontaktbrowser ist die gelöschte Adresse nicht sichtbar. Beim ersten Suchen, wenn Sie eine neue Adresse anlegen, wird Sie in der Ergebnisliste aufgeführt, um es Ihnen zu ermöglichen, diese Adresse wieder zu aktivieren. Wenn Sie eine solche Adresse in der Ergebnisliste auswählen sollten, weist Sie ein Dialog darauf hin, dass die Adresse gelöscht wurde, aber wieder aktiviert werden kann. Gelöschte Adressen sind für noch bestehende Verknüpfungen zu anderen Vorgängen, z.B einer Reise, einer Buchung oder einer Rechnung, einsehbar. Wenn Sie die Verknüpfung zu der eigentlich gelöschten Adresse anklicken, wird die Adresse angezeigt. Als Markierung, dass die Adresse nicht mehr zum aktiven Datenbestand gehört, wird das Symbol YYY am rechten Rand der Titelleiste angezeigt. |
7. Adresse - Ansprechpartner hinzufügen und löschen
Adressen können beliebig viele Ansprechpartner haben. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie mit Ansprechpartnern arbeiten.
1. Adresse im Adressbrowser wählen
Holen Sie über den Adressbrowser eine Adresse in die Adressakte
2. Wechsel auf die Seite ANSPRECHPARTNER
Markieren Sie im linken Navigationsbaum den Eintrag ANSPRECHPARTNER.
3. Aktivierung des Bearbeiten-Modus
Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN.
| Schaltfläche | Aktion |
|---|---|
| Hinzufügen eines Ansprechpartners | Die Eingabefelder für den Ansprechpartner werden geleeert und Sie können alle bekannten Informationen einfügen |
| Löschen eines Ansprechpartners | Mit Hilfe der Auswahlbox der Ansprechpartner wählen Sie den zu löschenden Ansprechpartner aus. Klicken Sie die Schaltfläche Löschen. Ein Dialog wird geöffnet, um abzufragen, ob Sie den Ansprechpartner wirklich löschen möchten. Bestätigen Sie den Vorgang, indem Sie die Schaltfläche OK anklicken. Sonst brechen Sie den Vorgang ab, klicken Sie auf ABBRECHEN. |
8. Adresse - Kontakt hinzufügen und löschen
1. Adresse im Adressbrowser wählen
Holen Sie über den Adressbrowser eine Adresse in die Adressakte.
2. Aktivierung des Bearbeiten-Modus
Klicken Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN um den Bearbeiten-Modus zu aktivieren.
3. Auswahl, wem der Kontakt hinzugefügt werden soll
Sie können für die gesamte Adresse und/oder für einen Ansprechpartner eigene Kontakte hinzufügen. Wenn Sie einen Kontakt für die Adresse hinzufügen oder löschen möchten, markieren Sie die Seite KONTAKTE.
Wenn Sie einen Kontakt für einen Ansprechpartner hinzufügen oder löschen möchten, markieren Sie die Seite ANSPRECHPARTNER.
Auf beiden Seiten befindet sich ein Feld KONTAKTE.
| Schaltfläche | Aktion |
|---|---|
| NEUER KONTAKT | Klicken Sie in dieses Feld mit der rechten Maustaste, öffnet sich ein Menü. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Zeile NEU, es wird ein weiteres Menü aufgeklappt und zeigt die möglichen Kontaktarten an. Klicken Sie auf die gewünschte Kontaktart. Es wird ein Dialog geöffnet. Tragen Sie die Information für den Kontakt ein und bestätigen Sie die Eingabe durch Klicken der Schaltfläche OK. Der Dialog wird geschlossen und der Kontakt übernommen. |
| KONTAKT LÖSCHEN | Aktivieren Sie das Feld, in dem sich der zu löschende Kontakt befindet, durch einen einfachen Linksklick mit der Maus. Klicken Sie nun in diesem Feld mit der rechten Maustaste, öffnet sich das oben dargestellte Menü. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf die Zeile wird der Kontakt gelöscht. |
9. Adresse - Eigenschaften vergeben
Sie können die Eigenschaften für den Kontakt insgesamt oder für die Ansprechpartner im Einzelnen festlegen. Die Eigenschaften für den Kontakt der Adresse umfasst z.B Angaben, ob eine Weihnachtskarte verschickt wird oder ob generell Interesse an einer bestimmten Region besteht oder auch, welcher Berufssparte dieser Kontakt zuzurechnen ist. Bei den Eigenschaften für die Ansprechpartner, können Sie z.B. die berufliche Position festlegen und wie wichtig dieser Ansprechpartner für Ihren Betrieb ist.
1. Adresse im Adressbrowser wählen
Holen Sie über den Adressbrowser eine Adresse in die Adressakte.
2. Aktivierung des Bearbeiten-Modus
Klicken Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN.
3. Auswahl, wem Eigenschaften hinzugefügt werden sollen
Möchten Sie Eigenschaften einem Kontakt insgesamt zuweisen, markieren Sie im linken Navigationsbaum den Eintrag KONTAKTE.
Möchten Sie Eigenschaften für einen Ansprechpartner festlegen, markieren Sie im linken Navigationsbaum den Eintrag ANSPRECHPARTNER und wählen den Ansprechpartner über die Auswahlliste aus.
4. Festlegen der Eigenschaften
Legen Sie die Eigenschaften fest, indem Sie mit einfachem Linksklick einen Haken in das Kästchen vor der entsprechenden Eigenschaft eintragen.
5. Kurzinfo für die Eigenschaft hinterlegen
Möchten Sie der Eigenschaft weitere Informationen anfügen, klicken Sie in der Tabelle in die rechte Spalte neben der entsprechenden Eigenschaft. Sie können nun weitere Informationen eintragen.
6. Eigenschaften übernehmen / verwerfen
Möchten Sie die festgelegten Eigenschaften übernehmen, klicken Sie OK. Möchten Sie die Änderungen nicht übernehmen, klicken Sie ABBRECHEN. In beiden Fällen verlassen Sie den Bearbeiten-Modus.
10. Adresse - Debitoren-Informationen hinterlegen
Folgende Informationen können Sie auf dieser Seite hinterlegen:
- Steuernummer
- Ust._ID
- Agenturnummer (bei Direktinkasso)
- Direktinkasso (aktivieren oder deaktivieren)
- Standard Zahlungskonditionen
- Sonderkonditionen (reine Textinfomation
- Standard Provision
- KHK-Daten (für die Buchhaltungsschnittstelle zur KHK)
- Layout für Rechnung und Buchungsbestätigung
Der Text im Feld SONDERKONDITIONEN wird Ihnen als Textinfo beim Buchen und beim Rechnung schreiben angezeigt - als Erinnerungsstütze für den Bearbeiter.
| Hinweis: |
|---|
Die Steuernummer ist für die Provisionsabrechnung relevant, weil sie auf ihr ausgewiesen werden muss! |
1. Adresse im Adressbrowser wählen
Holen Sie über den Adressbrowser eine Adresse in die Adressakte.
2. Aktivierung des Bearbeiten-Modus
Klicken Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN.
3. Debitoren-Informationen hinterlegen
Falls für diese Adresse keine Debitoren-Informationen existieren, aktivieren Sie bitte per Mausklick das Feld VERFÜGBAR. Dann werden die Eingabefelder sichtbar. Füllen Sie die für Sie relevanten Felder aus und speichern Sie ihre Angaben.
11. Adresse - Kreditoren-Informationen hinterlegen
Sie können folgende Kreditoren-Informationen hinterlegen:
- Standard Zahlungskonditionen
- Standard Provision
- Konten für die Finanzbuchhaltung.
1. Adresse im Adressbrowser wählen
Holen Sie über den Adressbrowser eine Adresse in die Adressakte.
2. Aktivierung des Bearbeiten-Modus
Klicken Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN
3. Kreditoren-Informationen hinterlegen
Falls für diese Adresse keine Kreditoren-Informationen existieren, aktivieren Sie bitte per Mausklick das Feld VERFÜGBAR Dann werden die Eingabefelder sichtbar. Füllen Sie die für Sie relevanten Felder aus und speichern Sie ihre Angaben.
12. Adressen-Hierarchie angeben
Es gibt die Möglichkeit, Adressen miteinander zu verknüpfen. Bei einer Adresse kann hinterlegt werden, welche Adresse die Zentrale ist. Es gibt jeweils eine Verlinkung zur Zentrale und zu den Filialen; Sie können über den roten Verknüpfungspfeil sofort zu dieser Adresse springen.
1. Adresse im Adressbrowser wählen
Holen Sie über den Adressbrowser eine Adresse in die Adressakte.
2. Aktivierung des Bearbeiten-Modus
Klicken Sie die Schaltfläche ADRESSE BEARBEITEN.
3. Zentrale für die Adresse anlegen
Markieren im Navigationsbaum die Seite HIERARCHIE. Klicken Sie auf die Schaltfläche ADRESSE SUCHEN. Der Dialog zum Suchen einer Adresse wird geöffnet. Suchen Sie sich die Adresse heraus. Durch Klick auf die Schaltfläche OK
bestätigen Sie die Auswahl und verlassen den Suchen-Dialog. Die Adresse wurde in das Feld ZENTRALE eingefügt.
Hinweis: |
|---|
Mit Klick auf den roten Pfeil, der sich vor der Filiale oder der Zentrale befindet, springen Sie auf die Adressakte der Filiale oder der Zentrale |
4. Angabe der Zentrale übernehmen / verwerfen
Möchten Sie die ausgewählte Adresse als Zentrale übernehmen, klicken Sie OK. Möchten Sie die Änderungen nicht übernehmen, klicken Sie ABBRECHEN. Sie verlassen den BEARBEITEN-MODUS.